När någon skannar en QR-kod för evenemang öppnar telefonen en mobilanpassad evenemangssida i stället för en rå kalenderfil. Sidan visar evenemangets namn, datum och tid, platsen (ett tryck öppnar den i Google Maps) och din beskrivning. Knappen ”Lägg till i kalender” öppnar en kort meny: Google Calendar och Outlook öppnar ett förifyllt evenemang som är klart att spara, och Apple Calendar laddar ner en vanlig .ics-fil, det format som de flesta kalenderappar kan importera. Under den skickar dina länkknappar folk vidare för att köpa biljett, svara på OSA eller anmäla sig. Målet är att evenemanget ska sparas och nästa steg tas innan personen går vidare från affischen.
Eftersom varje evenemangskod från QR Cake är dynamisk kan du börja marknadsföra innan alla detaljer är spikade. Tryck ett save-the-date-kort så snart du vet datumet, och lägg sedan till lokal, beskrivning och länk till biljetter eller anmälan från din kontrollpanel efterhand som de bekräftas. Flygbladen, banderollerna och namnbrickorna som redan är ute visar de nya uppgifterna vid nästa skanning. Om starttiden flyttas, salen byts eller du blir slutsåld och öppnar en väntelista redigerar du sidan en gång, och varje tryckt exemplar av koden följer med.
En och samma kod kan också följa ett evenemang från tillkännagivande till uppföljning. Före dagen sitter den på inbjudningarna och driver anmälningar. På dagen kan du lägga till länkknappar till programmet, planritningen eller livesändningen. Efteråt redigerar du sidan för att tacka deltagarna och länka till en utvärderingsenkät, bilder eller anmälan till nästa år. Skanningarna går via en kort QR Cake-länk, så på abonnemangen Pro och Business ser du hur många som skannade varje kod, när, från vilket land och på vilken enhet. Det visar vilka trycksaker som väckte mest intresse.