Kun joku skannaa tapahtuman QR-koodin, puhelin avaa selkeän tapahtumasivun raa'an kalenteritiedoston sijaan. Sivulla näkyvät tapahtuman nimi, päivämäärä sekä aloitus- ja lopetusaika skannaajan omalla aikavyöhykkeellä, paikka karttalinkkeineen ja lyhyt kuvaus. Yksi painike lisää tapahtuman Apple Calendariin, Google Calendariin tai Outlookiin, jolloin se asettuu kalenteriin muistutuksen kera, ja toinen painike ohjaa hänet eteenpäin ostamaan lipun, vastaamaan kutsuun tai viemään ilmoittautumisen loppuun. Juuri tässä on tapahtumakoodin idea: se ei vain näytä tietoja, vaan saa tapahtuman tallennettua ja seuraavan askeleen otettua ennen kuin ihminen kävelee julisteen ohi.
Koska koodi on dynaaminen, se sopii tapaan, jolla tapahtumat oikeasti rakentuvat. Harvoin kaikki yksityiskohdat ovat valmiina sinä päivänä, kun markkinointi pitäisi aloittaa. QR Caken kanssa voit painattaa save the date -kortin koodilla jo ennen kuin paikka on varattu tai lippulinkki toiminnassa, ja täyttää sitten päivämäärän, lisätä osoitteen ja kytkeä ilmoittautumislinkin päälle hallintapaneelistasi sitä mukaa kun asiat varmistuvat. Jokainen jo maailmalla oleva lentolehtinen, banneri ja kulkukortti päivittyy sillä hetkellä, kun tallennat. Jos aloitusaika siirtyy, sali vaihtuu tai liput loppuvat ja siirryt jonotuslistaan, muokkaat kerran ja jokainen painettu koodi näyttää muutoksen välittömästi.
Tapahtuman QR-koodi kattaa myös yksittäisen tapahtuman koko elinkaaren ja kaiken sen jälkeen. Ennen tapahtumapäivää se kerää ilmoittautumisia ja koristaa painettuja kutsuja; itse päivänä siitä tulee sisäänkirjautumis- ja opastuslinkki, joka ohjaa ohjelmaan, pohjapiirrokseen tai suoraan lähetykseen; ja jälkikäteen voit ohjata saman koodin palautekyselyyn, kuvagalleriaan tai ensi vuoden ilmoittautumiseen. Jokainen skannaus kulkee lyhyen uudelleenohjauksen kautta, joten näet myös, kuinka moni skannasi, milloin, suunnilleen missä ja millä laitteella, mikä kertoo, mitkä kanavat ja mitkä painetut materiaalit todella herättivät kiinnostusta.