Het formulier maken is het makkelijke deel. Het lastige is de link bij mensen krijgen op het moment dat ze bereid zijn te antwoorden. Niemand typt een lang docs.google.com-adres over van een whiteboard, een bonnetje of een banner, en dertig leerlingen die het verkeerd typen, zijn dertig verloren reacties. Een QR-code haalt het typen weg: druk hem af in de hoek van een werkblad, zet hem bij de kassa, hecht hem aan het toestemmingsbriefje, of zet hem op een congresbadge of een poster in de wachtkamer, en het formulier is nog maar één scan verwijderd. Die timing is het echte voordeel ten opzichte van later een link mailen. Op een evenement concurreer je met de wandeling naar de parkeerplaats, en achteraf met een inbox.
Twee details bepalen of de gedrukte code echt werkt. Ten eerste moet het formulier gepubliceerd zijn. In het huidige model van Google staat het schrijven van een formulier los van het openstellen ervan voor respondenten, dus een code van een niet-gepubliceerd formulier scant naar een doodlopende weg. Ten tweede heeft een Google Form twee totaal verschillende URL's en is er maar één veilig om af te drukken. De link voor respondenten bevat /d/e/ en eindigt op /viewform, of hij is de korte forms.gle-versie, en die opent het invulbare formulier. De bewerkingslink eindigt op /edit en staat in je eigen adresbalk terwijl je de vragen schrijft, en juist daarom kopiëren mensen die uit gewoonte. Wie een bewerkingslink scant, loopt tegen een muur met een toegangsverzoek aan en kan niets invullen. Eindigt de link die je wilt plakken op /edit, stop dan.
Daarna kan er heel weinig misgaan. De link voor respondenten hangt aan het ID van het formulier, dus een vraag bewerken, het formulier hernoemen, het thema wijzigen of instellingen aanpassen levert nooit een nieuwe URL op, en één gedrukte code kan het hele jaar toegang geven tot een formulier dat je blijft herschrijven. Twee dingen breken wel een code die al in omloop is: de publicatie van het formulier ongedaan maken, waardoor de link voor respondenten wordt gesloten, en het formulier verwijderen. Overstappen op een duplicaat dat je met ‘Een kopie maken’ hebt gemaakt, laat de code ook achter, want de kopie is een nieuw formulier met een eigen ID en link, dus blijf het origineel bewerken. Opgeslagen QR Cake-codes zijn dynamisch, ook op het gratis abonnement, en dat geeft je een uitweg die de kale Google-link niet heeft: sla de code op in je account, open hem in je dashboard, plak een andere link voor respondenten, en elk gedrukt exemplaar volgt mee. Zo wordt het toestemmingsformulier voor de schoolreis van vorig jaar dat van dit jaar, en wordt een aanmeldformulier vóór het evenement de enquête erna, zonder dat er iets opnieuw wordt gedrukt.
