Het moeilijke is nooit het formulier maken, maar de link onder iemands neus krijgen op het moment dat hij bereid is te antwoorden. Niemand typt een lang docs.google.com-adres over van een whiteboard, een bonnetje of een banner, en dertig leerlingen die het verkeerd overtypen zijn dertig verloren reacties. Een QR-code haalt het typen er helemaal uit: druk hem af in de hoek van het werkblad, zet hem bij de kassa, hecht hem aan het toestemmingsbriefje, zet hem op het badgekaartje van het congres of op de poster in de wachtkamer, en het formulier is nog maar één scan verwijderd. Die timing is precies het voordeel ten opzichte van later een link mailen, want op een evenement concurreer je met de wandeling naar de parkeerplaats, en achteraf concurreer je met een volle inbox.
Twee details bepalen of de gedrukte code echt werkt. Ten eerste moet het formulier gepubliceerd zijn. In het huidige model van Google staat het schrijven van een formulier los van het openstellen ervan voor respondenten, dus een code van een niet-gepubliceerd formulier scant naar een doodlopende weg. Ten tweede heeft een Google Form twee totaal verschillende URL's en is er maar één veilig om af te drukken. De link voor respondenten bevat /d/e/ en eindigt op /viewform, of hij is de korte forms.gle-versie, en die opent het invulbare formulier. De bewerkingslink eindigt op /edit en staat in je eigen adresbalk terwijl je de vragen schrijft, en juist daarom kopiëren mensen die uit gewoonte. Wie een bewerkingslink scant, loopt tegen een muur met een toegangsverzoek aan en kan niets invullen. Eindigt de link die je wilt plakken op /edit, stop dan.
Daarna kan er opvallend weinig misgaan. De link voor respondenten hangt aan het ID van het formulier, dus een vraag aanpassen, het formulier hernoemen, het thema wijzigen of de instellingen bijstellen levert geen nieuwe URL op, en één gedrukte code kan het hele jaar voor een formulier staan dat je blijft herschrijven. Drie dingen breken een code die al in omloop is: de publicatie ongedaan maken, waardoor de link niet meer toegankelijk is voor respondenten, het formulier verwijderen, en 'Een kopie maken' gebruiken, want dat maakt een ander formulier met een ander ID en dus een andere link, dus bewerk liever het origineel. QR Cake-codes zijn dynamisch, en dynamisch is hier gratis, wat je een uitweg geeft die de kale Google-link niet heeft: sla de code op in je account, open hem later in je dashboard, plak een andere link voor respondenten, en elk al gedrukt exemplaar volgt mee. Zo wordt het toestemmingsformulier voor het schoolreisje van vorig trimester dat van dit trimester, en wordt een aanmeldformulier vóór het evenement de enquête erna, zonder ook maar iets te herdrukken.
